株式会社ザイナス

メールで上長宛に日報を提出していた株式会社ザイナス。提出した日報が他のメールに埋もれたり、上長からのコメントを貰えることが少なく、提出率が低下していました。日報の管理やテレワークでのメンタルケアとしてfeelsに関心をもっていただき、導入いただきました。

日報の提出率の低さは、フィードバックの少なさにあった

— どのような部分に課題を感じていましたか？

日報の提出率が低いことが課題となっていました。その理由は、メールが他のメールに埋もれて確認できていなかったことや、上長からコメントをもらえることが少なく日報を提出するモチベーションの低下になっていたことです。

また誰が提出していて、誰が提出していないのかという報告状況の確認もできていませんでした。
 

— どのようにチームを作って活用していましたか？

今回は、東京拠点の営業チームで利用しました。チームリーダーをアドバイザーとし、３名のチームメンバーをレポーター（報告者）としたチーム構成です。

他のレポーターの報告が相互的に見える設定で、顧客との折衝内容や案件の受注状況、所感を日々feelsで記載して、コミュニケーションや業務結果の共有に活用しました。

また、営業という業種柄外出も多く、直接話すことができない時間も多いので、feelsがコミュニケーションの一端を担いました。

日報を書く意義を感じられる

— どのような点が良かったですか？

報告するレポーター視点

• 先輩社員が後輩社員の状況や思っていることを知ることができた
• 後輩社員が先輩社員の考え方や意識していることを知ることができた
• 報告に対し、アドバイスをもらえるので成長に繋がる
• 日報が既読されたことが分かり、見てくれていることが分かる
• 日報をみて先輩社員が声をかけてくれたり、コミュニケーションのきっかけになった

feelsを導入することで業務に直結しない話でもアドバイスや色々な考え方を得る機会が増えたようです。教科書には載っていないが重要な事は多々あると思いますが、企業やチームで大事にしていることが日々得られる場としても活用されているようです。

テレワークや外出が多いなど離れた場所で働くことの多いチーム、企業さまには特にお勧めですね。

報告されるアドバイザー視点

• 報告状況が一覧で見れたり、報告率が見れるので管理面で対策が打ちやすい
• 報告時間や感情分析の結果が視覚的にみれるのでフォローの必要性を知ることができる
• コメント欄があるのでメンバーにコメントする意識が高まり、アドバイスの頻度が増えた
• 他のメンバーの動向も分かり、メンバー間のコミュニケーションとしても有益な情報が得られる

報告の管理面や分析結果についてのメールでは課題となっていた部分が改善されたとのことです。また、レポーター側の改善だけでなく報告に対するコメントが増えたなどアドバイザー側の行動にも良い影響が得られたようです。

報告に対するコメントの有無は、報告率などのモチベーションに比例することが多いので、報告率に課題を持つ企業さまに特にお勧めですね。

株式会社ザイナスについて

大分県、東京都を拠点にシステムのコンサルティングから開発、運用、保守サポートまで一貫したサービスを提供している企業。システム開発だけでなく、クラウド導入サービス「クラウド便利屋」やテレワーク導入サービス「テレワーク便利屋」など複数の事業を展開している。

feelsはザイナスさまのサービステレワーク便利屋のツールとしてもご紹介いただいています。テレワーク便利屋は、企業や団体がテレワークをスムーズに導入・運用するための総合支援サービスです。

feels以外にもテレワークで必要となるものを多々ご提供しています。現状のテレワークの課題、これからテレワークを導入するケースなど、テレワークでお困りの方は、こちらもぜひ一度にお問い合わせください。